Công việc của một người làm văn thư trường học chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt là mỗi dịp tổng kết, trao thưởng. Việc in ấn giấy khen cho hàng loạt học sinh có thể ngốn của bạn rất nhiều thời gian và công sức.
Nhưng đừng vội nản chí! Chỉ với vài thao tác đơn giản trên Word, bạn có thể “hô biến” danh sách khen thưởng thành xấp giấy khen đẹp lung linh mà không tốn quá nhiều thời gian. Cùng theo dõi bài viết để khám phá ngay nhé!
1. Chuẩn Bị “Hành Trang” Trước Khi In
Trước khi bắt tay vào in ấn, hãy chắc chắn bạn đã có trong tay những “vũ khí” lợi hại sau:
- Máy tính: “Chiến binh” không thể thiếu, cài sẵn phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word. Bài viết này sử dụng phiên bản Word 2016, bạn có thể áp dụng tương tự cho các phiên bản khác.
- Mẫu giấy khen: File .doc với thiết kế sẵn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và tải xuống miễn phí từ internet hoặc sử dụng mẫu có sẵn của nhà trường.
- File Excel danh sách khen thưởng: Danh sách chi tiết bao gồm họ tên học sinh, lớp, danh hiệu khen thưởng,… được sắp xếp gọn gàng trong file Excel.
- Máy in, giấy in, mực in: “Bộ ba” hỗ trợ đắc lực cho quá trình in ấn diễn ra suôn sẻ. Đảm bảo máy in đã được kết nối với máy tính và hoạt động tốt.máy in
2. “Biến Hóa” Danh Sách Thành Giấy Khen Chỉ Với Vài Click Chuột
Bước 1: Mở “Cánh Cửa Thần Kỳ” Mail Merge
- Mở file Word chứa mẫu giấy khen.
- Chọn tab Mailings trên thanh công cụ.
- Nhấp vào Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để bắt đầu hành trình.
Bước 2: Chọn Loại Văn Bản và Nguồn Dữ Liệu
- Trong cửa sổ Mail Merge, chọn Letters vì chúng ta đang in giấy khen.
- Nhấn Next: Starting document và chọn Use the current document.
- Tiếp tục nhấn Next: Select recipients.
- Chọn Use an existing list và nhấn Browse để tìm đến file Excel chứa danh sách khen thưởng.
- Chọn file Excel mong muốn và nhấn Open.
Bước 3: Kết Nối Trường Dữ Liệu – “Phù Phép” Cho Giấy Khen
- Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn thông tin trên mẫu giấy khen (ví dụ: họ tên học sinh).
- Chọn Mailings > Insert Merge Field và lựa chọn trường thông tin tương ứng từ file Excel (ví dụ: Họ và tên).
- Lặp lại thao tác với các trường thông tin khác như lớp, danh hiệu,… cho đến khi hoàn thành mẫu giấy khen.
Bước 4: “Thử Lửa” Và Hoàn Thiện
- Nhấn Next: Preview your letters để xem trước các bản giấy khen đã được tạo.
- Sử dụng các nút Next và Previous để duyệt qua từng bản, kiểm tra lại thông tin và chỉnh sửa nếu cần thiết.
Bước 5: “Phóng Chừng” Giấy Khen
- Sau khi đã hài lòng với kết quả, chọn Next: Complete the merge.
- Nhấn Print để in toàn bộ danh sách hoặc lựa chọn in một số bản nhất định.
3. Bí Kíp In Ấn “Siêu Đỉnh” Cho Giấy Khen Hoàn Hảo
- Giấy in: Nên sử dụng loại giấy dày dặn, chất lượng cao như Couche để in giấy khen, giúp bản in sắc nét và sang trọng hơn.
- Kỹ thuật in: Nếu cần in số lượng ít và gấp, bạn có thể sử dụng máy in laser. Nên sử dụng giấy Fort khổ A4, đặt lồng cuống giấy khen bên dưới để tránh giấy bị biến dạng trong quá trình sấy.
Lời Kết
Với 5 bước đơn giản cùng một số lưu ý nhỏ, bạn đã có thể tự tin “hô biến” danh sách khen thưởng thành những tờ giấy khen đẹp mắt, chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!
